Naar content

Good to know: de klant is koning

Good to know: de klant is koning

Datum: 10 mei 2016

Leestijd ca. 10 minuten

Auteur: Irene Post

Beeld: Pasfoto’s Johan Koggink en Erik Jan Bolsius door hen aangeleverd

‘De bedrijfsjurist zit absoluut niet te wachten op mitsen en maren’

De wensen van de bedrijfsjurist zijn veranderd. Hij wil praktisch toepasbaar juridisch advies van een advocaat, gekoppeld aan de businesscontext. Dat ziet Johan Koggink, directeur van advocatenkantoor Van Benthem & Keulen. “De directie vraagt aan een bedrijfsjurist: kan het wel of niet. En als het niet kan, hoe kan het dan wel? Het is logisch dat de bedrijfsjurist die interne dynamiek doorvertaalt naar zijn vraag aan het advocatenkantoor.”

Johan Koggink
Johan Koggink

Gevoel voor zakelijke context

De klant is koning betekent voor Koggink: je in de context verdiepen. “De bedrijfsjurist zit absoluut niet te wachten op mitsen en maren, ze willen oplossingsgerichte adviezen. Een theoretisch of risicomijdend advies kunnen ze niet doorzetten in hun organisatie. Advocaten moeten grondige analyses maken van de commerciële en strategische doelstellingen, de besluitvormingsprocedures en de cultuur van bedrijven. Dat stelt andere eisen aan advocaten dan in het verleden: we moeten ook gevoel hebben voor de zakelijke context, voor disciplines als financiën, marketing en sales en HR. Wij hebben bijvoorbeeld onze advocaten een mini-MBA laten volgen, zodat ze vertrouwd raken met bedrijfskundige principes.”

Goed strategisch advies: dit is het, in 1 A4tje

“Een goede general counsel denkt strategisch mee in het bedrijf”, zegt Erik Jan Bolsius, communicatieadviseur voor juristen bij Jurist in Communicatie. “Waar de advocaat vaak nog achter juridische ervaring duikt, in een juridisch onderzoek dat alle kanten van de medaille belicht, heeft de general counsel daar niets aan. Hij moet zeggen: dit is het, en zijn advies bondig samenvatten in 1 A4tje, in plaats van een 20-pagina’s-tellend juridisch doorwrocht advies. Met zijn advies helpt de general counsel het zakelijk proces verder, daarom moet hij bij zijn keuze het bedrijfs- en klantbelang in de gaten houden. Een bedrijfsjurist heeft vooral interne klanten, maar moet ook rekening houden met de eindklant. Dat is wel moeilijk, want hij werkt mee aan een dienst voor mensen die hij in zijn werk nooit tegenkomt.”

Erik Jan Bolsius
Erik Jan Bolsius

Blog: Beter strategisch focussen door contract management module

Hoe bedienen juridische afdelingen hun klanten het best? Door te focussen op strategische vraagstukken. Het contractmanagement is daarbij vaak een administratieve last die leidt tot tijdverlies bij de juristen én de rest van het bedrijf. Juristen besteden hun kostbare tijd aan administratie en archivering; voor anderen in het bedrijf is het lastig om (de status van) een contract in te zien.

Hannah Ogden van Effacts schrijft in deze blog over ervaringen met standaardisatie van contractmanagement. Oplossingen voor contractmanagement zorgen dat het administreren van contracten minder tijd kost, waardoor bedrijfsjuristen zich kunnen wijden aan strategische vraagstukken. En contracten zijn daardoor ook voor de rest van het bedrijf beter inzichtelijk, waardoor deze bijvoorbeeld bij onderhandelingen strategisch kunnen worden ingezet.

Customer-oriented contract management

Legal departments suffer from what is known as the “more-with-less” syndrome – they are being asked to deliver work at a faster pace while maintaining the same level of control, all while regulatory compliance is becoming complex. In many cases, the legal department is growing at a slower pace compared to the number of contracts that are being negotiated. Contracts are the foundation of many strategic activities in an organization. According to a whitepaper by IBM, the average Fortune 1000 company may have 20,000 to 40,000 active contracts at any given time. Most of these companies are still using the manual “file and forget” approach with little help from technology. This results in an inefficient approval process, increased legal risks, poor contract visibility and lost savings, profit and revenue. Frustrated with these issues, and a desire to improve services for their clients, a number of companies have automated the contract management process. This empowers them with the advantage of focusing on strategic activities instead of wasting time searching through the filing cabinet.

 

Enforcing compliance

Legal departments have trouble meeting their compliance requirements because they have a limited view of their risks, which translates into limited visibility into their contracts. Contract management solutions provide timely visibility into a company’s contracts and obligations, lessening a company’s audit and compliance costs. Contract management can speed up and simplify the audit and reporting process, so the transfer of information between the legal department and their client is successful the first time and all the time.

 

Increased productivity

On the surface it might not seem like contract management can help improve productivity, but it can improve productivity across the entire company. Contract management solutions allow a company to standardize its review and approval of contracts, without foregoing quality. With contract management solutions, the legal department has total control over who can create, modify and approve contracts, which helps to eliminate the need for legal to review contracts over and over that are developed with standard language.

In recent years, legal departments have begun coupling their contract management system with e-signatures to improve the speed of execution. With contracts buried in an e-mail inbox or filing cabinet employees can waste hours trying to find the status of their agreement. E-signature tools increase control by giving the legal department one archive where they can store their contracts and have insight into the status. In contrast, a paper-based process can prevent business relationships from getting started due to the battle of forms.

 

Improved visibility

The more a company improves their ability to manage and enhance business terms at every stage in the contract lifecycle, the more it can transform contract management into a strategic competence. Functionalities like workflows, alerts, and reporting allow the legal department to view contracts at a more strategic level so they can find more efficient ways to meet their clients’ needs. Having visibility is important if a mass change needs to happen as a result of an reorganization or M&A.

Contract management solutions can allow for stronger processes and negotiation. A contract management solution’s analytics allows legal professionals to measure cycle times and evaluate productivity. All stakeholders during the process have increased visibility and more control over the contract both during negotiation and after execution. This means the legal department doesn’t have to focus on administration tasks and can focus on strategic priorities.

 

Takeaway

Managing a business starts with managing contracts. Understanding what’s going on at each stage of the contract lifecycle is crucial to successful contract management. The contract management module from Effacts helps companies track and manage their contracts from expiration through integration. An optional integration with DocuSign provides the possibility to sign contracts securely and efficiently.

One of the most important advantages of contract management with Effacts is that the in-house counsel can stop doing administrative work and focus on strategy. They shouldn’t have to look for a milestone when a solution can warn them ahead of time when a milestone is approaching. In conclusion, a contract management solution enables legal departments to reduce their dependence on paper processes, and make informed strategic decisions that will serve the needs of their clients.

Opleidingen: Trusted legal advisor

Anne-Marie Schreurs en Tess Bode van BS Career Consultants over de training Trusted legal advisor:
“Om klanten echt aan je te binden is het zijn van een inhoudelijke goede jurist niet meer voldoende. De markt verlangt meer: betrouwbaarheid, persoonlijke betrokkenheid en bevlogenheid. Het feit dat je hier bewust aan kunt werken, is voor de meeste van onze deelnemers een openbaring. Het is geen salestrucje, vertrouwen verdienen vraagt oprechte belangstelling, empathie, lef en durf van de adviseur. Het grote voordeel van de training ‘Trusted legal advisor’ is dat je als adviseur deze vaardigheden verder ontwikkelt en actief gaat inzetten, waardoor je meer invloed hebt op de relatie en hoe deze zich ontwikkelt. Het resultaat: langetermijnrelaties met meer en interessantere opdrachten en bovendien meer voldoening en plezier in je werk.”

Deze pagina delen: