Naar content

Kleos Tab

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Hier vindt u veel voorkomende vragen over het werken met Kleos. Staat uw vraag er niet bij? Neem dan gerust contact op met onze helpdesk 0570-64 72 75 of stuur een mail naar Kleos.support-nl@wolterskluwer.com
Hoe kan ik een extra gebruiker/medewerker toevoegen?
Een extra gebruiker/medewerker is toe te voegen via het icoontje configuratie/kantoor/kantoormedewerkers. Hier heeft u de mogelijkheid een nieuwe gebruiker aan te maken, via het tabblad Gebruikersaccount maakt u de login aan voor de betreffende medewerker. Indien uw contract geen ruimte biedt om een nieuwe gebruiker toe te voegen, kunt u contractuitbreiding aanvragen bij uw accountmanager of bij de servicedesk.

Als ik Kleos vandaag bestel, hoe lang duurt het dan voordat ik ermee aan de slag kan gaan?
Twee werkdagen na uw bestelling kunt u aan de slag gaan met Kleos. Deze twee dagen hebben wij nodig om uw database aan te maken en in te richten overeenkomstig uw wensen. Denk daarbij aan uw kantoorgegevens, tarieven, e-mailaccounts en huisstijl voor de correspondentie.

Wat zijn de kosten voor Kleos?
Kleos kost u € 610 per gebruiker per jaar (excl. btw). Naast het recht op gebruik en ondersteuning, krijgt u hiervoor ook updates van het programma. Op basis van technologische vernieuwingen, marktbehoeftes en door gebruikers gewenste uitbreidingen en verbeteringen, brengt Wolters Kluwer meerdere malen per jaar nieuwe versies van Kleos uit.

Hoe weet ik zeker dat mijn data goed beveiligd is?
Wolters Kluwer garandeert dat uw Kleos-inloggegevens en -data 100% beveiligd zijn. Alle gegevens worden opgeslagen op de Kleos-server in de Europese datacenters van Wolters Kluwer. De gegevens worden encrypted (versleuteld) bewaard en getransporteerd van en naar uw computer en de Kleos-server. Bovendien wordt ieder naar de Kleos-server geüpload bestand gescand door McAfee Security en Norton Security, waardoor Wolters Kluwer virusvrije Kleos-bestanden garandeert. Wolters Kluwer maakt bovendien voortdurend back-ups van uw data. Er kan daardoor nooit sprake zijn van dataverlies.

Wat zijn de systeemvereisten voor Kleos?
Het systeem waar Kleos op draait dient te voldoen aan de door Wolters Kluwer gestelde minimum systeemvereisten

Welk e-mailaccount en -programma’s heb ik nodig om te e-mailen met Kleos?
Alle soorten e-mail accounts (Outlook, pop3, IMAP, Gmail, Exchange, etc.) worden met Kleos gekoppeld zodat u vanuit Kleos kunt e-mailen. Verzonden e-mails worden opgeslagen in het Kleos-dossier en bij de verzonden items in het gekoppelde e-mailaccount. De e-mails die binnenkomen op uw e-mailaccount kunnen automatisch geïmporteerd worden in Kleos en opgeslagen bij het juiste dossier. Voor Microsoft Outlook gebruikers hebben wij een plug-in ontwikkeld waarmee alle inkomende en uitgaande e-mails en/of bijlagen opgeslagen worden bij het bijbehorende Kleos dossier. U ziet in Outlook altijd welke e-mail ook in Kleos is opgeslagen.

Garandeert Wolters Kluwer dat ik met Kleos altijd en overal bij mijn data kan komen?
Als u beschikt over een internetverbinding kunt u met ieder apparaat (computer, laptop, tablet of smartphone) altijd en overal bij uw dossiers komen. Wolters Kluwer garandeert dat Kleos meer dan 99,50 % van de tijd online is. Bij onverhoopte calamiteiten biedt Kleos Safe Mode u via internet een alternatieve toegang tot uw database.

Als ik één gebruikerslicentie voor Kleos afneem, mag ik het dan ook maar één keer installeren?
Kleos, Kleos Mobile en de Kleos iPad app kunnen zo vaak als gewenst, geïnstalleerd worden op alle systemen (computers, laptops, tablets en smartphones).

Kunnen mijn huidige gegevens gemigreerd worden?
Ja, wij zetten uw dossiers en relaties voor u over naar Kleos. Ook documenten, e-mails, scans en andere dossierbestanden worden eenvoudig geüpload naar uw Kleos-dossiers

Welk e-mailaccount en -programma’s heb ik nodig om te e-mailen met Kleos?
Alle soorten e-mail accounts (Outlook, pop3, IMAP, Gmail, Exchange, etc.) worden met Kleos gekoppeld zodat u vanuit Kleos kunt e-mailen. Verzonden e-mails worden opgeslagen in het Kleos-dossier en bij de verzonden items in het gekoppelde e-mailaccount. De e-mails die binnenkomen op uw e-mailaccount kunnen automatisch geïmporteerd worden in Kleos en opgeslagen bij het juiste dossier. Voor Microsoft Outlook gebruikers hebben wij een plug-in ontwikkeld waarmee alle inkomende en uitgaande e-mails en/of bijlagen opgeslagen worden bij het bijbehorende Kleos dossier. U ziet in Outlook altijd welke e-mail ook in Kleos is opgeslagen.

Zijn er nog andere kosten dan mijn licentie?
Naast de licentie betaalt u eenmalig € 205 opstartkosten voor Kleos. Hiervoor richten wij voor u een nieuwe database in en kunt u met één persoon deelnemen aan de klassikale basistraining. Indien meerdere personen deelnemen aan de training, betaalt iedere volgende cursist € 105 voor de basistraining. Voor € 510 kunnen wij deze training ook bij u op kantoor verzorgen. Verder betaalt u € 450 voor de inrichting van de financiële administratie. Kleos wordt geleverd met een vijftiental standaard sjablonen. Deze kunnen tegen vergoeding worden aangepast aan de huisstijl van uw kantoor.

Bij het opstarten van Kleos verschijnt de melding ‘Kan de toepassing niet starten. Neem contact op met de leverancier van de toepassing.’ Wat betekent dit?
Dit kan betekenen dat de applicatie is ontmanteld door uw anti-virusprogramma. Installeert u in dat geval Kleos opnieuw.  U vindt het programma hier.

Hoe open ik een nieuw boekjaar?

U kunt een nieuw boekjaar toevoegen via configuratie/administratie/administraties en vervolgens de betreffende administratie openen en aanpassen. 


Ik wil meer gegevens kunnen registreren op een dossier. Kan dat?
U kunt alle gewenste gegevens registreren op een dossier. Dit doet u door in de configuratie bij Extra velden voor dossiers zelf velden te definiëren en in te delen. Die velden kunt u op een dossier vullen in het tabbladExtra velden. U kunt ook zoeken op deze velden en u kunt de gegevens ook gebruiken in de correspondentiekoppeling.

De tijd, het document, de agenda-afspraak, de taak, etc. die ik zojuist op het dossier heb geplaatst is niet zichtbaar. Hoe kan dit?
Het dossier is nog niet bijgewerkt. Klik op de knop Vernieuwen om de dossiergegevens te verversen.

Hoe kan ik dossiernummer of –naam wijzigen?

In de dossierlijst klikt u op Wijzigen. U kunt dan de basisgegevens van een dossier aanpassen. In een geopend dossier kunt u dat ook doen door in het tabblad Dossier te klikken op de knop Wijzigen.


Ik kan een dossier niet (terug)vinden. En nu?
Waarschijnlijk is het dossier gearchiveerd. Kleos zoekt namelijk standaard in uw lopende zaken. Om ook in uw gearchiveerde zaken te kunnen zoeken, dient u in het zoekscherm bij de keuze Gearchiveerd te kiezen voorBeide.

Hoe registreer ik in een dossier dat het om een toevoegingszaak of betalende zaak gaat?

Klik bij de dossiergegevens in het veld Categorie op Toevoegen en kies voor Betalend of Toegevoegd.


Hoe kan ik in één keer een declaratie versturen aan al mijn lopende dossiers?
Het is mogelijk in Kleos een bulkdeclaratie te maken. Hiermee kunt u in één keer diverse dossiers declareren. Open de module Declaraties en klik linksonder op Bulkdeclaratie. Kies hierna voor nieuw bulkdeclaratie.

Hoe kan ik een factuur crediteren?
Een factuur kunt u als volgt crediteren: selecteer de factuur,  klik hierna op de knop Nieuwe creditnota, kies hierbij indien mogelijk creditnota met rollback. De uren en declaratie-onderdelen worden hersteld en teruggezet op het dossier om opnieuw te declareren.

Is het mogelijk kantoorkosten te deactiveren bij declareren in een bepaald dossier?
Dit is mogelijk door dit bij het aanmaken van de declaratie het bedrag op de regel kantoorkosten op €0 te zetten.

Bij het aanmaken van een declaratie verschijnt de foutmelding ‘Debiteurenrekening verplicht’. Wat betekent dit?
U lost dit eenvoudig op door op het declaratie overzicht de knop Opties te raadplegen en hier bij Administraties het rekeningnummer debiteuren selecteren.

Op welke manier kan ik de betalingstermijn aanpassen?
Dit kan op twee manieren: individueel of geldend voor uw hele administratie. Indien u de aanpassing per dossier wilt doorvoeren, geeft u dit aan in het profiel van de debiteur. Dient het voor uw volledige administratie te gelden dan kunt u dit wijzigen via Configuratie/administratie/ …. Openen/ tabblad instellingen.

Als ik kies voor ‘Uitvoerende’ komt mijn naam niet automatisch onder de brief te staan. Wat nu?
Waarschijnlijk staat u niet als uitvoerende op het dossier (maar alleen als verantwoordelijke medewerker). U kunt dat in het dossier aanpassen.

Bij het openen van een document krijg ik de melding dat deze al in gebruik is, met de optie ‘Alleen lezen’. Hoe kan ik het document ontkoppelen?
Dit kunt u herstellen door de betreffende medewerker te laten inloggen en vervolgens via Configuratie/algemeen rechtsonder in Kleos op de knop ‘Wis cache’ te drukken.

Wat gebeurt er met mijn data als ik stop met Kleos?

U bent en blijft altijd de eigenaar van de gegevens die zijn opgeslagen in uw Kleos-database. Bij contractbeëindiging kan Wolters Kluwer u de data in elektronische bestanden toesturen, waarna de Kleos database wordt verwijderd.